Desde el pasado noviembre está disponible en internet WebCoto, la primera aplicación web diseñada específicamente para la gestión y organización de sociedades de cazadores que permite la gestión de socios, la generación y emisión de la correspondencia y la gestión de los libros de caja. Con esta nueva plataforma web, las asociaciones de cazadores tienen al alcance de su mano una organización clara y sencilla

WebCoto es una aplicación web que busca ayudar a modernizar la gestión de los cotos de caza. Esta aplicación dispone actualmente de tres módulos principales: la gestión de socios, la generación y emisión de correspondencia y la gestión de los libros de caja. También dispone de un completo sistema de listados de socios y contabilidad, con la opción de crear informes en formato PDF listos para imprimir, o en formato Excel para poder ser manipulados usando una hoja de cálculo cómo Microsoft Excel o LibreOffice Calc.

WebCoto nace de la falta de oferta de aplicaciones informáticas de gestión para este tipo de asociaciones, que normalmente deben usar aplicaciones empresariales mucho más complejas o llevar los datos y las cuentas a mano, y está dirigido a asociaciones pequeñas, de menos de 200 o 300 socios.

El módulo de socios está pensado para gestionar a todos los cazadores de la asociación. Permite organizarlos por categorías, asignarles cuotas anuales en función de la categoría a la que pertenecen, registrar el cobro de cuotas y llevar un histórico de socios. Además, incluye una serie de listados predefinidos listos para obtener la información más relevante de una forma rápida y nada complicada.

El módulo de correspondencia busca solucionar el problema del envío de cartas a los miembros de la asociación. A partir de unas plantillas que el propio usuario de WebCoto define, se generan cartas listas para ser impresas y enviadas por correo postal o, si se quiere, se mandan correos electrónicos a los miembros de la asociación. Todos los datos relativos a los socios (dirección postal, correo electrónico, nombre, cuota, etc) se obtienen directamente del módulo de socios, y por tanto no es necesario duplicar la información. Además, se pueden reaprovechar las plantillas escritas para realizar futuros envíos de cartas.

El último módulo, el de contabilidad, es uno de los más importantes para la gestión de cualquier asociación. En WebCoto se optado por un fácil libro de caja y no una complicada contabilidad empresarial. Este módulo va ligado con el módulo de gestión de socios y, gracias a esto, cuando se registra o se anula el cobro de una cuota de socio, automáticamente se crea un apunte en el libro de caja.