Digitalizar la legalización de gastos repercutiría en un ahorro de más de 608.000 millones de pesos anuales para las empresas colombianas, según se desprende de un estudio realizado por Tickelia

Hay tres factores fundamentales que inciden sobre esta "fuga" de dinero cuando se gestionan los gastos de los empleados manualmente: el tiempo administrativo que se pierde en la entrada manual de datos, la falta de control sobre los gastos y el fraude interno.

Las soluciones tecnológicas que se encargan de gestionar integralmente la rendición de gastos de viaje de los profesionales en movilidad corrigen en gran parte estos problemas, reduciendo el tiempo administrativo en un 75%, controlando los límites de gastos mediante avisos y alertas automatizadas y minimizando el fraude interno.

El 23% de los gastos legalizados superan los límites presupuestarios La inmensa mayoría de empresas establecen límites en el importe máximo de los viáticos y el alojamiento durante los viajes de negocios. Pero ¿de qué sirven estas limitaciones si luego no se aplican?

Según el informe de Tickelia las restricciones presupuestarias y las políticas de gastos de los negocios se incumplen de forma sistemática, hasta el punto de que el 23% de los tiquetes y facturas que legalizan los empleados superan los importes máximos establecidos.

Digitalizar estos comprobantes impresos es la clave para evitar este problema. Con Tickelia, por ejemplo, el empleado solo tiene que tomar una foto del recibo con su Smartphone para digitalizarlo. La solución captura los datos del documento y los envía al manager para que apruebe el gasto.

De este modo se automatiza el control de gastos, lo que repercute inmediatamente en un ahorro de dinero muy sustancial a lo largo del ejercicio.

9 de cada 10 empresas son víctimas del fraude interno El mismo estudio muestra un dato tan sorprendente como alarmante: 9 de cada 10 empresas en Colombia sufren, como mínimo, un fraude al año relacionado con los gastos de sus empleados. Rendir gastos de viaje antiguos o pasar el mismo tiquete por duplicado son las prácticas irregulares más frecuentes.

En general no se trata de importes muy elevados, pero cuando estas prácticas ilícitas pasan inadvertidas y se convierten en un hábito, acumulándose a lo largo del año, acaban resultando en una fuente de pérdidas para la empresa.

Mediante la automatización de la gestión de gastos se puede detectar una gran parte de esta forma de fraude, gracias a que la tecnología es capaz de identificar los documentos duplicados, sin importar cuánto tiempo haya transcurrido entre las distintas rendiciones.

En definitiva, la inversión necesaria para digitalizar los gastos de empresa se amortiza rápidamente, ya que la automatización de este proceso supone un ahorro de dinero por tres vías: el control presupuestario, la reducción del fraude y la drástica reducción de las tareas administrativas.