La firma digital es una herramienta clave para agilizar trámites con la Administración y entre las empresas y dar seguridad a documentos tratados de forma telemática. Sin embargo, sigue siendo una gran desconocida y su nivel de utilización no se corresponde con las enormes ventajas que ofrece

Formal y legalmente, la Firma Electrónica es “un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”. Su objetivo es identificar al firmante, asegurar la integridad del documento y garantizar la veracidad de la firma.

Además de ser más segura, la firma digital permite ahorrar tiempo, al evitar desplazamientos y las colas que se producen para realizar trámites administrativos. Otra ventaja es que, al realizar digitalmente los procesos, el almacenamiento no es físico, reduciendo el espacio necesario para almacenar datos y también disminuir el uso del papel. La firma electrónica está orientada a la realización por Internet de operaciones que en la vida cotidiana requieren de una firma para validarlas, como Declaración de la Renta, solicitudes en registros electrónicos administrativos, petición de la vida laboral o la firma de facturas electrónicas, entre otros.

Contralia Para facilitar y simplificar el uso de la firma electrónica, SERES ha creado Contralia, un servicio SaaS (Software as a Service) que ofrece la firma electrónica avanzada, la más utilizada. Una firma que se almacena en la nube y se encuentra centralizada y que permite la verificación de identidad a distancia o cara a cara, a través de certificados de un solo uso o permanentes, en función de las necesidades del cliente, con la que la compañía ofrece un servicio sin precedentes que blinda su uso.

Contralia es un servicio de confianza, compatible con el Reglamento eIDAS (UE) n.º 910/2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior. Aporta una trazabilidad total, que incluye un sello de tiempo y ofrece servicio opcional de archivo legal, en función de las necesidades del cliente, y acceso permanente al BackOffice. La solución ofrece a las empresas un entorno online para el envío, aceptación y firma de documentos contractuales, incluidos los documentos justificativos que requieran de un consentimiento de forma manifiesta. También automatiza todo proceso de notificación y seguimiento, aportando, de esta forma una trazabilidad total de todas las acciones que se realizan en él.

A pesar de las ventajas y seguridad qua aporta la firma electrónica, su implementación sigue siendo una asignatura pendiente para las empresas. “Seguimos firmando el documento en papel e introduciendo a mano los datos en los sistemas de gestión internos. – comenta Alberto Redondo, director de Marketing de SERES para Iberia y Latam – Esto supone una gran cantidad de horas de gestión y unos costes económicos que se pueden reducir considerablemente”.

La firma electrónica en Europa En Europa, la firma electrónica está recogida en el Reglamento Europeo 910/2014, de 23 de julio, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza; más conocido como Reglamento eIDAS, adoptado con la idea de regular el marco legal del uso de las firmas electrónicas en los distintos Estados Miembros de la Unión Europea.

Según el Reglamento eIDAS existen tres niveles de firma electrónica: La firma electrónica simple, la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada, si bien es la firma electrónica avanzada la más utilizada por las empresas en sus diferentes procesos.

En España En España, las leyes que rigen la transformación digital de las Administraciones Públicas son la 39/2015, de procedimiento Administrativo común de las Administraciones Públicas, y la 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, que entraron en vigor en octubre de 2019.

Al igual que sucede en las empresas privadas, las Administraciones Públicas también se han visto sometidas al proceso de transformación digital, a través de diferentes normativas. La aplicación de nuevas tecnologías aporta grandes beneficios: automatización de procesos, reducción de costes y aumento de transparencia y de seguridad.

En el ámbito de las Administraciones Públicas, el artículo 11.2 de la Ley 39/2015, de procedimiento Administrativo común de las Administraciones Públicas, es obligatoria la firma electrónica por parte de los interesados para: formular solicitudes electrónicas, presentar declaraciones o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones o renunciar a derechos.

Tanto a nivel de interacción de las Administraciones Públicas con los ciudadanos como en los servicios ofrecidos por las empresas privadas a sus clientes, y por la necesidad de utilización de certificados electrónicos, es necesaria la puesta en marcha de herramientas de creación de firma electrónica. Sin embargo, dado el alto grado de dificultad de la puesta en marcha de un dispositivo de firma electrónica cualificada, en la mayoría de los casos, se ha priorizado la implementación de herramientas de firma electrónica avanzada, puesto que mejoran la experiencia de usuario al tiempo que dotan de una mayor seguridad jurídica que la aportada por una firma electrónica simple.

Entre las ventajas de la firma electrónica avanzada destacan su vinculación de manera única al firmante, identificar al mismo, así como detectar cualquier modificación de los datos firmados.