La plataforma permite digitalizar, automatizar y controlar de forma integral todo el proceso de presentación de libros y cuentas anuales en el Registro Mercantil, garantizando la trazabilidad completa de cada expediente, el seguimiento de estados, la gestión de la documentación registral y el control de la facturación asociada

La legalización de libros y el depósito de cuentas anuales siguen concentrando cada año una elevada carga de trabajo para asesorías, gestorías, despachos mercantilistas y empresas. Aunque muchas organizaciones han avanzado en la digitalización de sus procesos contables, la fase final de relación con el Registro Mercantil continúa dependiendo, en muchos casos, de tareas manuales, plantillas, hojas de cálculo, correos electrónicos y herramientas externas.

En este contexto nace Tax One, una plataforma en la nube diseñada para automatizar y ordenar el proceso de presentación de libros y cuentas anuales ante el Registro Mercantil. La solución permite gestionar desde un único entorno la generación de documentación societaria y contable, la presentación telemática y el seguimiento posterior de notificaciones, defectos o incidencias.

La herramienta está dirigida principalmente a asesorías, gestorías, empresas y despachos que gestionan obligaciones mercantiles recurrentes para múltiples sociedades. Su objetivo es reducir la carga operativa asociada a una campaña especialmente intensiva, en la que no solo importa preparar la documentación, sino también controlar el estado de cada expediente, los plazos, las firmas y las posibles subsanaciones.

Tax One se posiciona como una plataforma especializada en automatizar la denominada "última milla" del Registro Mercantil y el seguimiento completo del proceso, desde la generación de documentación, la subsanación de defectos y el control de la facturación del Registro Mercantil.

"Lo que más valoran nuestros clientes es el control del proceso. Hasta ahora, gran parte de la gestión de libros, cuentas anuales, elaboración y firma de actas y certificaciones seguía dependiendo de Excels, correos electrónicos y seguimientos manuales. Era muy difícil tener una visión clara de qué sociedades estaban presentadas, cuáles tenían defectos, qué documentación faltaba o qué facturas seguían pendientes de recibir del Registro Mercantil.

Tax One nace precisamente de una necesidad que nosotros mismos vivíamos en el despacho: disponer de una herramienta que permitiera controlar todo el proceso mercantil de principio a fin, incluyendo la generación documental, las firmas, la presentación ante el Registro Mercantil y el seguimiento posterior de incidencias, notificaciones y facturas", explica Pablo Robles, abogado y director general de Tax One.

Entre sus principales funcionalidades, la plataforma permite la lectura automatizada de escrituras, la generación de documentación societaria y contable, la legalización de libros, la creación de actas y certificaciones, el depósito de cuentas anuales y el seguimiento de las notificaciones del Registro Mercantil.

Desde Auren destacan especialmente la necesidad creciente de profesionalizar y controlar este tipo de procesos recurrentes, especialmente en entornos con un volumen elevado de sociedades y expedientes mercantiles.

"La digitalización de este tipo de procesos ya no pasa solo por generar documentación, sino por disponer de herramientas que permitan centralizar y controlar correctamente todo el flujo registral, incluyendo documentación societaria, firmas, incidencias y seguimiento operativo", señala Ricard Pérez, socio de Auren Legal.

En el caso de GSM&B, firma ubicada en Elche que ya trabaja con Tax One, la herramienta ha permitido ordenar un proceso que tradicionalmente exigía una coordinación muy manual entre documentación, firmas, presentaciones y seguimiento posterior.

"Más allá de la automatización, lo que realmente aporta valor es la capacidad de controlar todo el flujo desde un único entorno. La integración de procesos como la preparación documental, el seguimiento de firmas o la lectura automatizada de escrituras permite reducir muchísimo el trabajo manual y tener una visión mucho más clara del estado real de cada expediente", apunta Laura Vicente, socia directora ejecutiva de GSM&B.

Además, GSM&B está colaborando con Tax One en el desarrollo de nuevas funcionalidades orientadas a reforzar el valor añadido de la información financiera entregada al cliente final mediante un equipo de economistas, auditores y expertos contables. Entre ellas destaca la futura memoria premium, prevista para el próximo ejercicio y diseñada para ofrecer una explicación mucho más clara, comprensible y personalizada de las cuentas anuales, más allá del modelo tradicional parametrizado.

Uno de los aspectos diferenciales del proyecto es que la implantación no se plantea como un uso autónomo de software, sino como un proceso acompañado. La compañía ofrece onboarding guiado, soporte cercano y seguimiento personalizado, especialmente en las primeras fases de adopción. Este enfoque responde a una de las principales barreras detectadas en el sector: la resistencia a modificar procedimientos internos que, aunque puedan ser ineficientes, resultan conocidos y están muy asentados en el trabajo diario de los equipos.

A esta resistencia operativa se suma otro factor relevante: la sensibilidad de la información tratada. En la presentación de libros y cuentas anuales se manejan datos societarios, contables y corporativos de los clientes de las asesorías y despachos, por lo que la confianza en el proveedor tecnológico resulta determinante.

"Se trata de un proceso crítico tanto para el despacho como para su cliente final. Por eso, la implantación de este tipo de soluciones debe hacerse de forma progresiva, con acompañamiento y con garantías. No hablamos solo de incorporar una herramienta tecnológica, sino de ordenar un flujo de trabajo que afecta directamente a la relación entre el profesional y sus clientes", señala Joana Teixidor, socia y directora técnica de Tax One.

La plataforma permite comenzar con pilotos reducidos, aplicados a un número limitado de sociedades, para que la asesoría o el despacho pueda comprobar el funcionamiento del sistema antes de extenderlo al conjunto de su cartera. Este modelo facilita una implantación gradual y reduce la percepción de riesgo asociada al cambio de metodología.

Con esta propuesta, Tax One busca responder a una necesidad creciente en el sector profesional: ganar eficiencia en tareas recurrentes sin perder control sobre procesos sensibles. La compañía defiende que la digitalización de la relación con el Registro Mercantil no debe limitarse a automatizar trámites concretos, sino que debe permitir a los equipos trabajar con mayor trazabilidad, seguridad y capacidad de seguimiento.

"Tax One no sustituye al ERP contable; completa el flujo de trabajo que el ERP deja abierto. La contabilidad puede estar digitalizada, pero todavía queda una parte operativa vinculada al Registro Mercantil que consume mucho tiempo y exige control. Ahí es donde queremos aportar valor", concluyen desde la compañía.

Sobre Tax One Tax One es una plataforma tecnológica en la nube que automatiza procesos vinculados al Registro Mercantil. La herramienta permite gestionar desde un único entorno la lectura de escrituras, la generación de documentación societaria y contable, la legalización de libros, el depósito de cuentas anuales, la creación de actas y certificaciones y el seguimiento de notificaciones e incidencias registrales y el control de la facturación asociada. Está dirigida a asesorías, gestorías, despachos profesionales, empresas y equipos que gestionan obligaciones mercantiles recurrentes de múltiples sociedades.