La nube es la base de este servicio, pues es así donde residen todos los trabajos a los que se tiene acceso, además de las herramientas de ofimática necesarias para trabajar. La conexión debe ser fiable y segura para trabajar con espacios virtuales

Los servicios de oficina virtual son soluciones interactivas y funcionales que permiten la colaboración más eficiente entre trabajadores, permitiendo de igual modo, el teletrabajo. Son servicios perfectos e ideales para que pequeños negocios o empresas que se llevan desde casa, o empresas que hayan implantado el teletrabajo, puedan trabajar de forma conjunta y colaborativa con su equipo. Desde SPI Tecnologías, especialistas informáticos de Monzón (Huesca) explican a continuación de forma más detallada en qué consiste este servicio y por qué las empresas deberían implementarlo.

Con el auge del teletrabajo acelerado a causa de la pandemia, las reuniones virtuales y espacios compartidos de trabajo en la nube se han convertido en un servicio cada día más demandado por las empresas, que han visto cómo el mundo digital ha ganado terreno al mundo físico, acercando nuevas oportunidades de negocio.

Los servicios y herramientas de oficina virtual se basan en las conexiones en la nube, en un espacio virtual al que todo un equipo puede acceder y puede conectarse de forma conjunta, encontrándose en él e interactuar, a través de herramientas de trabajo colaborativo.

Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de contratar servicios de oficina virtual es contar con una buena conexión, estable, fiable y segura, para evitar el mal funcionamiento y el hackeo.

Reuniones por videoconferencia

Las videoconferencias se han convertido en una de las herramientas perfectas para encontrarse con el equipo. Cada trabajador puede estar ubicado en su puesto de trabajo y desde allí conectarse para acceder a la reunión. Es importante que para que las reuniones funcionen bien se tenga una buena cobertura, para evitar cortes y caídas de los miembros reunidos.

Herramientas de ofimática

Se puede trabajar con editores de texto o hojas de cálculo, entre otros, desde la nube, lo que permite que se pueda acceder a él siempre que se quiera. Además, a estos ficheros se les puede permitir el acceso a usuarios que podrán editarlo, y siempre quedará registrado quién ha hecho esa edición.

Trabajo en equipo o solo con un miembro

Los servicios de oficina virtual permiten trabajar en equipo con los proyectos que se quiera, ya sea con todo el personal o solamente con parte de él, pues se puede otorgar permisos a quien se desee.

Trabajo en tiempo real

Este es quizás el punto estrella del servicio, puesto que todos los cambios que se realizan en los ficheros o carpetas se ven en el acto, siendo un aspecto que beneficia enormemente a la producción, mejorando la agilidad y la eficiencia.

SPI Tecnologías aconseja usar estos servicios y herramientas basadas en la nube, para mejorar en todo lo relacionado del trabajo en equipo, para conseguir así mejorar la productividad y tomar el control de los proyectos. Además, SPI Tecnologías recuerda que no importa si el equipo es grande o pequeño, pues como se ha visto, se pueden dar permisos a los miembros que se quiera para que participen en los trabajos.