La digitalización de las empresas es uno de los muchos retos que impone el periodo histórico actual

A pesar de que la tecnología se ha convertido en una parte integral de la existencia, muchas empresas tienen dificultades para incorporarla a los procesos de forma segura y coherente para logra la expansión de los negocios. Esto ocurre especialmente en las empresas anticuadas que, además de adquirir figuras y herramientas profesionales adecuadas, deben realizar un profundo cambio de mentalidad.

Por otra parte, la digitalización no sólo significa enviar un correo electrónico en lugar de una carta comercial. Significa adaptar todos los procesos empresariales a las necesidades impuestas por la era digital, donde la velocidad de ejecución y la eficiencia desempeñan un papel crucial.

Esto es especialmente importante para las pequeñas y medianas empresas que tienen que moverse en un mercado cada vez más competitivo y cambiante.

Los consumidores esperan resultados excelentes en muy poco tiempo y si una empresa no es capaz de ofrecer todo esto, tendrá dificultades para mantenerse a flote.

Afortunadamente, en los últimos años muchos empresarios españoles han comprendido la importancia de la digitalización. Esto también se debe a los incentivos gubernamentales diseñados para aquellos que quieren operar la llamada transformación digital.

Saber qué es la digitalización, conocer sus ventajas y las facilidades que tienen las empresas es el primer paso para realizar un cambio efectivo.

¿Qué es la digitalización? Muchos empresarios se hacen la ilusión de que digitalizar una empresa significa simplemente convertir los documentos en papel en archivos electrónicos para almacenarlos en el ordenador.

En realidad, la digitalización es un proceso complejo que requiere un cambio de mentalidad y de organización empresarial, especialmente para las empresas con muchos años de actividad a sus espaldas. Hacer comprender a los directivos que, para seguir siendo competitivos en un mundo globalizado, las estrategias de principios de los años 2000 ya no son eficaces es lo más difícil. Muchos ven el proceso de digitalización como un gasto innecesario y una inversión poco rentable. El objetivo es aprovechar las oportunidades que ofrece la tecnología para aumentar el rendimiento.

Esto requiere una revisión completa de la estrategia y los procesos de producción. El primer paso es la reorganización, introduciendo o formando a profesionales con competencias digitales. El cambio debe ser guiado por una figura competente que, tras analizar la situación de la empresa, esté preparada para iniciar y gestionar el proceso de transformación: el responsable de la innovación.

No sólo habilidades, sino también herramientas de vanguardia El segundo paso que facilita la digitalización en las empresas es la introducción de tecnologías que hacen que los procesos empresariales sean más fluidos, eficaces y rápidos. No basta con tener un ordenador, crear una dirección de correo electrónico o utilizar un smartphone para sentirse digital.

Uno de los muchos retos de la transformación digital es eliminar el papel de las oficinas. En este sentido, los documentos se crean, procesan y almacenan en ordenadores y con la ayuda de otros dispositivos electrónicos. Ya no es necesario tener registros en papel, hojas, carpetas y demás. En su lugar hay archivos, carpetas electrónicas, programas de gestión, terminales, etc.

Además de la creación y el archivo de documentos, la empresa debe pensar en una nueva forma de comunicar y compartir la información y los documentos. En lugar del enorme armario adosado a la pared de la oficina principal, aparece así una red de empresa en la que los documentos son fácilmente accesibles y compartidos por los ordenadores individuales de los empleados.

En definitiva, para entender de un vistazo si una empresa está inmersa en un proceso de transformación digital basta con mirar los escritorios de la plantilla: si no hay ni un solo archivo y todo se gestiona por ordenador, seguramente se está en el buen camino.

Digitalización de las PYME: ¿Qué beneficios aporta? Como se ha mencionado, la digitalización es un proceso fundamental para las pequeñas y medianas empresas, que tienen que luchar aún más para imponerse en el mercado. Sus recursos son menores que los de una gran empresa: el capital debe gestionarse de forma más cuidadosa y consciente.

La digitalización es, por tanto, una opción necesaria, capaz de aportar muchas ventajas a una empresa. En primer lugar, la eliminación del papel es una opción sostenible y permite ahorrar espacio: todo se almacena y gestiona a través de un ordenador colocado sobre la mesa, sin archivos ni armarios donde puede reinar el caos.

Por último, tras haber definido y asimilado las nuevas competencias y herramientas digitales, el tiempo necesario para lograr un resultado se reduce considerablemente. Esta es sin duda la ventaja competitiva más importante que convencerá definitivamente incluso a los empresarios más inseguros.

Por otro lado, el tiempo es oro, así que es mejor aprovecharlo al máximo e introducir la transformación digital en la empresa desde ya.

Cómo digitalizar la empresa: los beneficios Iniciar el proceso de digitalización de una empresa tiene un coste, que en algunos casos puede ser bastante elevado. Por ello, existen medidas económicas para ayudar a las pequeñas y medianas empresas y proporcionar apoyo financiero para la innovación.

España está poco representada en el proceso de digitalización. Sin embargo, si se necesitan ayudas y subvenciones para pymes y autónomos, hay una serie de ayudas disponibles para ayudar a digitalizar un negocio.