El pasado 10 de julio, el Director General de Normadat, José Galván, y Alexander Janson, Managing Director para el Sur de Europa de Grupo Pagero (PGN), explicaron en un webinar conjunto el proyecto de Gestión de Facturas de Proveedor en la papelera española Europac (Grupo DS Smith). Europac gestionaba un volumen de más de 100.000 facturas de proveedores al año, en su gran mayoría en papel y con múltiples proveedores en diversas zonas del mundo. La empresa fue adquirida en 2018 por el Grupo DS Smith

Europac tenía la necesidad de optimizar los procesos de Account Payable (AP) reduciendo, por un lado, el coste de introducción manual en el ERP de las mismas, y por otro, los errores de esa introducción.

Normadat y PGN ofrecen una solución integral de Gestión de Facturas de Proveedor en el que la primera se encarga del OCR, extracción de metadata, validaciones y el archivado-custodia-destrucción tanto de las facturas en papel como en pdf u otros formatos, y la segunda ofrece su plataforma de integración con cualquier ERP.

Durante el webinar ambos expertos hicieron hincapié en que montar un sistema interno de OCR para altos volúmenes de facturas es siempre muy costoso tanto por las variables que pueden surgir como, sobre todo, por el alto coste en Recursos Humanos que implica. “Cuando el proceso de facturas no se automatiza al 100% obligas al departamento financiero a picar facturas mientras pueden estar haciendo un trabajo de mucho más valor”, comenta José.

“Uno de los aspectos críticos en proyectos de este tipo es el de cumplir con las diferentes normativas fiscales y de certificación en los diferentes países en los que se opera. En el caso de España está certificada por la AEAT y cumple con el SII (Suministro Inmediato de Información), pero igualmente ayudamos a cumplir con las normativas de los diferentes países en los que operamos”, comentó Alexander.

Normadat extrae de las facturas que recibe Europac, tanto en papel como pdf, la información de detalle así como la metainformación y luego se la pasa a PGN tanto en PDF como en formato XML. De esta forma PGN puede hacer automáticamente las comprobaciones contra el ERP tanto de órdenes de compra, número de referencia, etc.

Según Alexander “Europac dispone de un único punto donde se agrupan todas las facturas”. “Además, añade, les ofrecemos una completa información financiera que pueden integrar en sus sistemas de información financiera.No actuamos como un simple BPO”.

Los proveedores disponen de un portal web donde pueden subir sus facturas y ver el estado de las mismas.

Europac dispone de un SLA de 24 horas. Durante los 6 primeros meses del proyecto, que son los peores puesto que el sistema y las personas están aprendiendo, de 50.000 facturas procesadas sólo hubo errores en 250, es decir, un 99,7% de lecturas fueron correctas.

Hay que tener en cuenta también que Europac tiene importantes picos en la recepción de las facturas, pues algunos meses se llegan a recibir un 80% de las facturas en los 4 primeros días del mes.

“El cliente ha pasado de tener un proceso con importantes costes fijos a otro con un coste variable en el que sabe perfectamente cuánto cuesta procesar cada factura y cuánto se va a gastar”, comenta Galván.

El proyecto de Gestión de Facturas de Europac es ahora referencia a nivel mundial en el Grupo DS Smith, que forma parte del Centro de Servicios Compartidos del Grupo.