El correo electrónico sigue siendo una herramienta básica para muchas empresas. Sin embargo en lugar de resolver problemas tal y como hacía en el pasado hoy para muchas organizaciones, el correo se ha convertido en un cuello de botella para la productividad. Vamos a ver por qué ocurre este problema y si podemos solucionarlo o no.
Es fundamental que se establezcan buenas prácticas de correo electrónico. Una buena formación para los usuarios es clave para que la redacción de correos sea clara y cumpla con su objetivo. En este medio de comunicación, menos es más. Un buen asunto, una redacción clara ayudan a ahorrar mucho tiempo. Más allá de esta cuestión hay otros inconvenientes que es necesario resolver.
Uso de protocolos obsoletos en muchas empresas
El correo está asociado al dominio de la empresa. En muchas organizaciones se utilizan todavía protocolos de correo como el POP, muy útiles hace años cuando los ordenadores se conectaban a Internet, se descargaba el correo y se volvía a conectar sólo para enviar la respuestas.
Hoy en día cuando las cuentas de correo están también configuradas en dispositivos móviles, es necesario que nuestro correo sea mucho más ágil. Quizás ni siquiera necesitemos utilizar un cliente de correo tipo Outlook y lo mejor sea buscar soluciones globales, que además de cuenta de correo nos den más funcionalidad como pueden ser Google Apps o crear cuentas de correo con Exchange online para las pequeñas organizaciones.
Para las empresas hoy en día es necesaria una sincronización entre calendario, contactos, elementos recibidos y enviados, que siempre estén a mano, sin necesidad de saber si se guardó un contacto en el escritorio, desde el móvil o desde la web. Lógicamente si el correo sólo se utiliza en un ordenador de oficina, algo cada vez menos habitual, no supone un problema esta sincronización.
Problemas de seguridad
Los problemas de seguridad no sólo afectan al correo, pero los usuarios confían más en estos mensajes. Esto es algo casi consustancial al correo. Recibir virus, mensajes de desconocidos o de gente en la que confiamos y en la que decidimos abrir o ejecutar un archivo sigue siendo una fuente de problemas de seguridad. El correo es uno de los vectores de ataque habituales para el ransomware, entre otros.
Esto no significa que si utilizamos otra forma de comunicación, como una intraweb, una aplicación de mensajería instantánea o una red social, estos problemas pueden continuar, ya que se trata de algo que depende de la intervención del propio usuario. Basta que se comparta un enlace que nos lleve a una página modificada para tener un problema de seguridad en nuestra empresa.
Uso del correo como base de datos
Otra de las cuestiones en las que se pierde mucho tiempo con el correo es en la búsqueda de mensajes antiguos. Esto se debe a que se arrastra un histórico de muchos años, puesto que se considera que el correo es como una base de datos de los mensajes que hemos recibido. A la vez esto provoca que muchas veces el correo vaya mucho más lento de lo que debería.
Además en muchas organizaciones la cuenta de correo se ha convertido en una forma de recibir notificaciones. De otras aplicaciones, de sitios web, de administraciones electrónicas, etc. ya que sigue siendo una forma universal de comunicación, que todas las empresas tienen.
Una forma de comunicación que ya no resulta ágil
Antes era más rápido que la comunicación postal, pero hoy se ha convertido en una rémora para las empresas. Por todo ello el correo se ha vuelto una forma de comunicación que ya no resulta ágil para la empresa. A nivel interno muchas ya utilizan aplicaciones de mensajería instantánea, redes sociales corporativas o similares que permitan la comunicación a nivel interno en la organización mucho más ágil, una conversación más natural.
Lo vemos en la forma que muchas empresas contactan y se comunican hoy en día con sus clientes, donde el correo ha sido sustituido por apps de mensajería como WhatsApp. Lo malo de esta cuestión es que en muchos casos se espera la respuesta sea inmediata, sin importar si estamos o no en horario laboral. Pero a pesar de este inconveniente, muchos prefieren agilizar de este modo las comunicaciones.
Lo cierto es que todavía le queda mucha vida al correo, aunque quizás tengamos que aprender a utilizarlo de forma diferente o integrado con otras soluciones. Aprender que para trabajar no necesitamos iniciar y revisar el correo como primera tarea, es una de las rutinas que tendremos que variar. Utilizar el correo para aquello que realmente nos pueda solucionar un problema, en lugar de darnos más trabajo.
La noticia ¿Por qué el correo electrónico se ha convertido en un cuello de botella para la productividad? fue publicada originalmente en Pymes y Autonomos por Carlos Roberto .
