Las nuevas necesidades de la sociedad han configurado una forma de trabajar muy diferente a la habitual. La generalización de los ordenadores, primero, y la implantación de Internet han hecho que la cantidad de documentación que reciben, crean y gestionan las empresas sea cada vez mayor. Según un estudio de la consultora PwC, casi la mitad de la jornada de un empleado medio, se dedica a la búsqueda de información con la que realizar sus cometidos. Otras fuentes hablan de hasta 500 horas anuales por empleado. También otros estudios, como el de AIIM, indican que el 15% de la superficie de cualquier oficina está dedicado al almacenaje de documentación impresa. Y si a esto se le suma que, según otras estimaciones, de media cada tres años se duplica el tamaño del archivo de las empresas, el panorama parece preocupante.
Con estos datos, no es difícil establecer una relación directa entre la gestión documental y su impacto directo en los costes de la empresa afirma Temel, prestigiosa empresa líder del sector. Ya sea por la pérdida de horas trabajadas, o por los gastos asociados a una incorrecta labor de archivo (gasto en papel, en impresiones, en destinar espacios al almacenaje, etc.), parece que la implantación de una herramienta de gestión documental en el seno de las empresas es, hoy en día, imprescindible para el adecuado funcionamiento de su actividad. De hecho, la propia PwC estimaba un ahorro de costes de entre el 60 y el 80% a partir de la introducción en una compañía de una herramienta profesional de gestión documental.
La gestión de documentos incide en distintos aspectos clave de la actividad laboral. Primero, porque minimiza la pérdida de información, una cuestión que, en función del sector del que se trate, puede tener una importancia capital. El segundo aspecto es el relacionado con la recuperación de la información. Un archivo estandarizado, ordenado y con un sistema de acceso y búsqueda apropiado, hace que los tiempos de consulta se reduzcan, pero también permite establecer sistemas de control y seguridad que permitan desde limitar los usuarios que pueden disponer de según qué documentos, hasta disponer de copias de seguridad para que no se pierda información en caso de caídas del sistema. Por último, una apropiada gestión documental potencia los procesos de colaboración entre los distintos equipos, departamentos, etc. de la empresa, ya que la documentación que se recibe o elabora, queda a disposición de quien la pueda necesitar.
Es por todo esto que la gestión documental se ha convertido en uno de los pilares sobre los que debe centrarse la estrategia interna de cualquier empresa que quiera optimizar sus procesos y, de esta manera, mejorar sus resultados. Esta necesidad de implantar un sistema eficaz de gestión documental ha hecho que se hayan desarrollado en el mercado soluciones avanzadas y adaptables a la problemática de cada empresa en particular. Es el caso de Temel y el lanzamiento de Solpheo, un software que integra el procesado, archivo, gestión y recuperación de la documentación, y se adapta tanto al tamaño como a las necesidades reales de cada empresa.
