En un contexto en el que la globalización de las marcas y los servicios ha generado un distanciamiento de los equipos y en el que el número de actores participantes en un mismo proyecto se ha multiplicado, las herramientas colaborativas permiten centralizar y poner en común los flujos de información procedentes de lugares y de equipos diferentes.

Surgidas a finales de los años ochenta, las herramientas colaborativas fueron concebidas para facilitar el trabajo colectivo en grupo. La generalización de Internet con el cambio de siglo hizo que estas herramientas migraran hacia sistemas online que actualmente forman parte de nuestra vida cotidiana, tanto en el ámbito empresarial como en nuestro tiempo de ocio. Las herramientas colaborativas, adaptadas al universo del marketing, han aportado soluciones para la creciente necesidad de organización de la información.Comunicarse mediante mensajes de correo electrónico, almacenar la información en ordenadores personales y seguir el desarrollo de los proyectos desde paneles de control individuales eran prácticas que ya no permitían dar respuesta de una manera óptima al nuevo proceso comunicativo. 

El uso de las herramientas colaborativas se ha extendido gracias a las agencias premedia como Diadeis. Las tres utilidades principales de estas herramientas se resumen así: mejoran la comunicación al optimizar la circulación de la información; mejoran la colaboración dado que favorecen la elaboración común de documentos y su almacenamiento en bases de datos accesibles para todos; y mejoran la coordinación al poner en marcha procesos de gestión informatizada de las tareas, así como de seguimiento de proyectos conectados entre sí. Las herramientas más utilizadas en marketing son; las bases de datos en línea (DAM = Digital Asset Management, o administración de recursos digitales) que permiten almacenar y organizar la información, las herramientas de gestión de tareas y de proyectos (seguimiento de la planificación y de las fases de desarrollo), las herramientas de aprobación de diseños en pantalla (revisión y validación de documentos en línea) y las de elaboración de informes y reporting (plazos, calidad, costes, número de idas/venidas, etc.). Todas ellas deben adaptarse a los procesos y a las necesidades particulares de cada empresa, desde una perspectiva de optimización continua de la organización, de mejora de la calidad y de reducción de los costes. La adopción de estas herramientas permite beneficiarse de las ventajas de una organización colaborativa: cultura del tiempo real (la información se actualiza de manera instantánea y está disponible para todos en su versión más reciente, evitándose así los malentendidos y las pérdidas de información), fiabilidad (coherencia global, trazabilidad, despliegue de informes precisos), competitividad (optimización de los costes, aceleración del plazo de comercialización o reducción del time-to-market), todo ello en un entorno completamente seguro. Las agencias premedia son el socio privilegiado de los anunciantes en lo referente a estas herramientas, ya que deben gestionar constantemente para sus clientes las relaciones entre actores (agencias, anunciantes, impresores), tener bajo control los plazos y los costes de producción, y garantizar la trazabilidad de los documentos y los procesos. Al invertir en I+D una parte importante de su volumen de negocio, estas agencias garantizan la difusión de este tipo de herramientas ofreciendo nuevas innovaciones tecnológicas adaptadas a las necesidades de cada anunciante.

Gerard Navarro Country Manager | DIADEIS Iberia

Acerca de Diadeis Diadeis es una de las principales agencias de creación y de producción publicitaria de Europa. La empresa ofrece servicios globales para dar respuesta a los nuevos desafíos de comunicación en el ámbito del packaging, la edición multicanal e incluso el marketing operativo. Diadeis colabora con los anunciantes en la construcción y la implantación de sus marcas a escala internacional, desde la creación estratégica de los soportes de comunicación a la aplicación de una nueva organización de trabajo que se apoya en potentes soluciones colaborativas. Para obtener más información sobre Diadeis, visite www.diadeis.com