Recientemente ha habido una gran cantidad de discusiones en torno a fraude de la facturación electrónica y la cantidad de dinero les está costando a los contribuyentes. Según un nuevo informe de la Oficina del Gabinete (la eliminación del fraude del sector público), el sector público perdió 2.3 mil millones de pesos el año pasado para la actividad de compra fraudulenta, con una facturación de múltiples es el autor principal.

Recientemente ha habido una gran cantidad de discusiones en torno a fraude de la facturación electrónica y la cantidad de dinero les está costando a los contribuyentes. Según un nuevo informe de la Oficina del Gabinete (la eliminación del fraude del sector público), el sector público perdió 2.3 mil millones de pesos el año pasado para la actividad de compra fraudulenta, con una facturación de múltiples es el autor principal. La investigación muestra que las empresas pagan el 23% de duplicados de facturas, el 26% paga al proveedor equivocado y un 10% el pago de bienes que ni siquiera han sido recibidos. Al eliminar la entrada manual de datos y la inversión en una solución Invoice Management (IMS) o el sistema de facturación electrónica, las empresas podrían evitar la mayoría de las discrepancias anteriores, mientras que también se beneficie de la reducción de costes y mejora de la eficiencia.

Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas para combatir la guerra contra el fraude en la factura electrónica? Si bien no existen mecanismos de garantía para prevenir el fraude, la inversión en una solución de procesamiento de las facturas debe ser uno de los primeros pasos que las empresas deben tomar. Este tipo de software proporciona muchos controles que simplemente no existen, con un proceso manual, por ejemplo, con un sistema de gestión de facturas, como parte de su solución de procesamiento de facturas en general, se puede mejorar la seguridad de que puede concederse el acceso a diferentes niveles, sólo las personas con el nivel adecuado de seguridad puede tener acceso. La creación de reglas de aprobación en un sistema de gestión de facturas también puede ayudar a capturar o detener que no cumplen las compras, mejorando así sus posibilidades de detectar la actividad fraudulenta. Soluciones de gestión de facturas son los sistemas especializados de gestión de documentos desarrollados específicamente para gestionar las facturas y sus documentos correspondientes en el departamento de finanzas. La introducción de sistemas podrían reducir la posibilidad de fraude, mientras que también proporciona beneficios tales como una mayor visibilidad, ahorro de costes, mejoras de procesos, reducción del tiempo de proceso y una mayor precisión.

La facturación electrónica se está convirtiendo cada vez más popular dentro del mundo de la contratación, con oportunidades en un entorno de mercado desafiante, declaró que 15 mil millones de facturas electrónicas serán procesadas en el año 2012. Como se dijo antes, no hay un método a prueba de fallos, pero el procesamiento de facturas por vía electrónica va a reducir el riesgo de fraude, errores y otras inconsistencias. La implementación de un sistema de facturación electrónica puede ayudar a pagar las cuentas del departamento para mantener el control sobre los cuales los proveedores pueden presentar las facturas a ellos, controlar el número de proveedor asignado a cada proveedor autorizado, lo que evitará que las facturas del proveedor de ser presentados de cualquier otra fuente. Orden de compra de validación de la factura también confirmará que PO-relacionados con las facturas son enviadas por el proveedor adecuado.

Cada organización debe poner en práctica las precauciones necesarias para prevenir contra la actividad fraudulenta. Contar con los sistemas correctos en el lugar, tales como la facturación electrónica y sistemas de facturación de gestión, ayudará a las empresas a ganar más control sobre quién autoriza, envía y recibe las facturas. En el largo plazo, esto debería ayudar a reducir las actividades fraudulentas y discrepancias.

Una empresa no puede impedir que alguien tratando o el deseo de cometer un fraude o defraudar a una compañía, pero ¿qué se puede hacer es poner los sistemas en su lugar, como las referidas anteriormente, para ayudar a mantener el control y mejorar la seguridad. Si usted recibe facturas en papel o electrónicos, siempre estar atentos para asegurarse de que su negocio no se convierta en una estadística más del gobierno.