Coincidiendo con la celebración del Día Mundial sin Papel, un nuevo estudio de Iron Mountain muestra cómo las empresas europeas son cada vez màs conscientes de la importancia de gestionar sus documentos en papel de forma màs eficiente y respetuosa con el medio ambiente.

Con motivo del Día Mundial sin Papel, que se celebró el  27 de octubre, la compañía de gestión documental Iron Mountain acaba de publicar un nuevo estudio europeo que demuestra que la gestión del papel sigue siendo un problema para las empresas y que, la mayoría de las veces, no está en la lista de prioridades de los directivos. 

El estudio desvela que un 59% de las empresas españolas consultadas por Iron Mountain  tiene problemas para gestionar su información. También muestra que a más de la mitad de las empresas europeas – un 59% - les preocupa el hecho de que el almacenamiento de documentos en papel requiera demasiado espacio.  Otro dato reseñable que se desprende de la encuesta es que un 58% de las empresas españolas no tiene la gestión documental centralizada en una persona, sino que la responsabilidad recae en diferentes departamentos o individuos dentro de la compañía. 

El Día Mundial sin Papel se creó para instar a las empresas a funcionar en un entorno sin papel, a pesar de que, de momento, una oficina sin papel sea aún algo lejano, ya que la realidad es que las empresas siguen produciendo, copiando y almacenando documentos físicos. 

Según la AIIM (Association of Information and Image Management), las empresas manejan diez veces más información ahora que hace cinco años. Muchas compañías se esfuerzan por mantener el control de las ingentes  cantidades de facturas, datos de clientes, licencias, etc., que guardan. Estas cantidades crecientes de documentos y archivos están ocupando un precioso y costoso espacio en céntricos edificios de las mayores ciudades europeas. 

Sobre este problema, Mark Duale, presidente de la división internacional de Iron Mountain comenta: “Antes de embarcarse en un programa para reducir la cantidad de papel, las empresas tienen que ser conscientes de qué tipo de información poseen y separar la que es crítica y más valiosa del resto. Las organizaciones eficientes en el uso del papel son aquellas que custodian sus archivos más importantes en localizaciones fuera de sus oficinas, además digitalizar los documentos en papel y, cuando se precisa, destruir y reciclar aquellos que ya no sirven”. 

A la luz de la realidad a la que se enfrentan las empresas, Iron Mountain advierte a las empresas sobre cómo dar mejor respuesta a los retos inherentes a la información y transformarlos en beneficios. 

Cinco consejos prácticos que ayudan a las empresas a ser más eficientes en su uso del papel: 

1. Concentrarse en ser “eficiente en el uso del papel” en vez de intentar ser “sin papel” 

El crecimiento de los documentos en papel va parejo al crecimiento exponencial de la información digital, junto con un trasfondo de regulación legal cada vez más rigurosa y un clima de cambio constante en las necesidades de negocio. A esto se le añaden muy a menudo limitaciones presupuestarias, sistemas y procesos anticuados, y la responsabilidad dispersa entre numerosos departamentos. La mejor manera de actuar es adoptar un modelo híbrido, capaz de identificar tanto la información física como la digital y tratarla como parte de una estrategia coherente para la gestión de la información.

2. Organizar y clasificar la información 

Muchas organizaciones guardan una gran cantidad de documentos impresos y simplemente no saben por dónde empezar. El secreto consiste en la clasificación. Las empresas necesitan saber qué tienen y dónde lo conservan. Tienen que controlar datos fundamentales para el buen funcionamiento del negocio, documentos operacionales, información activa y pasiva, y datos que ya no se necesitan y que se pueden destruir. El proceso de clasificación ayudará a las empresas a empezar a reducir el problema del papel y a garantizar que los esfuerzos de la compañía se centren en la gestión de los documentos realmente valiosos. 

3. Entender el entorno exterior 

La legislación es cada vez más estricta y compleja. Empresas que operan internacionalmente se enfrentan al problema adicional de tratar con leyes cambiantes y, en ocasiones, inconsistentes en cada uno de sus mercados. Están forzadas a encontrar su camino a través de esta burocracia para asegurarse de que operan dentro de la ley e identificar qué necesitan conservar y cómo archivarlo, y qué destruir y cuándo. Lo aconsejable es que trabajen con expertos externos, capaces de custodiar documentos conforme a la legislación vigente y cumplir los plazos de conservación de los documentos, garantizando su correcta gestión de la información a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su destrucción segura. 

4. Trasladar el papel fuera de las oficinas

Además de los costes ocultos que conlleva la acumulación de documentación en las propias oficinas, está el coste que supone el tiempo que el personal usa para almacenar, gestionar y recuperar archivos. Un proveedor externo de confianza puede hacerse cargo de la mayoría de la documentación entrante, incluso antes de que llegue a la empresa, y a su vez controlar el cumplimiento de todas las normativas pertinentes.  Los documentos críticos pueden ser digitalizados e incluidos en los procesos, como la facturación, mientras que aquellos archivos menos esenciales pueden archivarse fuera de las instalaciones durante el tiempo necesario, después del cual son destruidos. 

5. Evitar soluciones que no sean a medida 

Una solución digital única para todos los problemas no funciona. Este enfoque solo conduce a una inversión exagerada necesaria para escanear documentos, que quizás no se vayan a usar nunca más. En vez de mejorar la situación, probablemente se empeore.  Por lo tanto, antes que digitalizar todo, es preferible averiguar 

cuál es el mejor sistema para acceder y usar la información y luego invertir en la digitalización de los documentos que tienen que estar accesibles con más frecuencia. 

Acerca de Iron Mountain

Iron Mountain ofrece servicios de gestión de la información que ayudan a las organizaciones a reducir los costes, riesgos e ineficiencias asociados a la gestión de sus datos físicos y digitales. Sus soluciones permiten a sus clientes proteger y utilizar mejor su información - independientemente de su formato, ubicación o ciclo de vida - para que puedan optimizar su negocio y asegurar la adecuada recuperación, cumplimiento normativo y explotación de sus datos. Fundada en 1951, Iron Mountain gestiona miles de millones de activos de información, incluidos registros de negocios, archivos electrónicos, datos médicos, correos electrónicos y mucho más para organizaciones de todo el mundo. Más información en  www.ironmountain.es

Para mayor información contacte con:

Estela Requena

Berkeley PR

+34 637 30 13 30

estela@estelarequena.com