Según un estudio encargado por CA, las organizaciones con una oficina de gestión de proyectos unificada presentan un mayor grado de madurez en la gestión de proyectos y de la cartera

CA (NASDAQ: CA), el principal fabricante del mundo de software independiente de gestión de las TI, ha publicado hoy un estudio según el cual la gran mayoría de las organizaciones (86%) de Europa, Oriente Medio y África que tienen una oficina de gestión de proyectos (PMO) centralizada la consideran estratégica para facilitar los cambios en el negocio. Los resultados del estudio encargado por CA y que abarca 14 países también indican que aquellas compañías que poseen una PMO gestionada centralmente presentan un mayor grado de madurez en la gestión de proyectos y cartera de proyectos (PPM en sus siglas en inglés) respecto a la gestión de las personas, los procesos, la tecnología y las finanzas, cuando utilizan el modelo de madurez PPM de Gartner como guía. Esta mayor madurez en PPM se traduce en más rapidez a la hora de aportar valor al negocio. Asimismo, el 72% de los encuestados con una PMO gestionada centralmente se consideran valorados en su organización.  

La oficina de gestión de proyectos o PMO es el departamento o grupo de la organización que define y mantiene los estándares de los procesos, generalmente relacionados con la gestión de proyectos. Sin embargo, la encuesta revela que el hecho de implementar una PMO no es la panacea. La estrategia centralizada PMO es lo que marca la diferencia. A medida que la PMO madura, mejoran las métricas de éxito y se hace cargo de más funciones tanto en gestión de la cartera como de personas, con lo cual aumenta su valor en la empresa. 

Según el estudio, la forma en que se expresa el valor de la PMO en la organización es una preocupación extendida. Tres cuartas partes de los encuestados (75%) citaron como principales beneficios de la PMO: entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, alinearse con los objetivos del negocio e incrementar la satisfacción del cliente.

También se destaca la evolución de la naturaleza de la PMO.  El 40% de los encuestados han utilizado una PMO durante 3 o más años, ya sea como parte de una estrategia PMO centralizada o dispersa y casi un tercio implantaron una PMO hace más de 5 años.  Con l a ayuda de PPM, estas empresas han creado una cartera con proyectos muy beneficiosos, aumentando valor, reduciendo la demanda de recursos y garantizando la alineación con las estrategias.  

Sin embargo, muchas organizaciones continúan utilizando para PPM sistemas inconexos,  como hojas de cálculo (17%), sistemas de gestión de proyectos desarrollados internamente (12%), Microsoft Project (21%) u otros sistemas diversos (26%). Como resultado de esto, están luchando con distintos sistemas para hacer un seguimiento de los costes, lo cual hace casi imposible alinear el gasto TI con las prioridades del negocio. Esto impacta prácticamente en todos los aspectos de las finanzas TI, desde la contabilidad del coste de los proyectos a la presupuestación y planificación y, en definitiva, a la satisfacción de los clientes internos. 

Tomando el modelo de madurez de PPM de Gartner como guía, los encuestados asignaron el nivel de madurez que atribuirían a su PMO. Su nivel de madurez se midió en cuatro dimensiones (gestión de personas, procesos PPM, tecnología y finanzas) y seis niveles, siendo 0 el más bajo y 5 el más alto.  La encuesta reveló que las organizaciones con una PMO gestionada centralmente son las que presentan los niveles de madurez más altos. Por ejemplo, el 58% de los encuestados que emplean una solución PPM centralizadas están entre los niveles 3 y 5 de madurez, respecto al 30% de todos los encuestados. También, el 26% de las organizaciones con una PMO gestionada centralmente tienen un nivel de madurez de 3 en los procesos PPM frente al 16% de todos los encuestados. 

“En un clima económico difícil, la inversión adecuada en innovación y automatización tiene el potencial de transformar a compañías que sólo sobreviven en compañías que prosperan. Nunca antes había sido más importante alinear las TI con el negocio y llevarlas como si fueran un negocio ellas mismas con el apoyo de una PMO eficaz”, afirma David R Griffiths, vicepresidente de Soluciones de Gobierno de CA en Europa, Oriente Medio y África. “Esta encuesta resalta el valor de una PMO centralizada a la hora de implementar con éxito mejoras en los procesos y garantizar que los equipos de desarrollo finalizan los proyectos en el tiempo y dentro del presupuesto fijados, gracias a la aplicación de las mejores prácticas establecidas. Cuanto mayor es el nivel de madurez de la PMO, mayores son las ventajas que se obtendrán en términos de gestión de proyectos, programas y cartera, tiempo de puesta en el mercado y mejora de la calidad del proyecto con menor coste”.

La encuesta “European Project Management Office (PMO) Value Survey” fue realizada por Pole to Pole Communications durante los meses de noviembre y diciembre de 2008. Recoge la valoración de 249 encuestados de los siguientes países: Austria, Benelux, Dinamarca, Emiratos Árabes Unidos, España, Grecia, Francia, Italia, Malta, Noruega, Polonia, Reino Unido República Checa y Turquía. 

Una oficina de gestión de proyectos es clave para la implementación con éxito de mejoras en los procesos y garantiza que los equipos de desarrollo finalizan los proyectos en el tiempo y dentro del presupuesto fijados, gracias a la aplicación de las mejores prácticas establecidas. También ayuda a asegurar que el proyecto o producto finalizado cumple con los requisitos exigidos. Una PMO es el primer paso para:

·         Aplicar las mejores prácticas en gestión de proyectos, programas y cartera 

·         Asegurar que los proyectos responden a la estrategia y que se han gestionado los riesgos 

·         Acelerar la puesta del producto o servicio en el mercado

·         Asegurar la calidad de las iniciativas, entregadas con una buena relación calidad precio

Los nuevos procesos se mejoran gracias a la disponibilidad de sistemas como CA Clarity Project & Portfolio Management que resuelve los problemas de la selección de proyectos y mantenimiento de la cartera, y hace posible una comunicación eficaz entre todas las partes involucradas.  El informe completo puede descargarse en: The Value of the Project Management Office.