Rubricar documentos digitalmente con total valor legal evita desplazamientos, reduce al mínimo los trámites presenciales y favorece la confianza en los procesos

Infocopy, líder de soluciones de impresión, consultor de procesos de negocio y Business Partner Premium de Kyocera Document Solutions, confía en el método para validar documentación basado en la firma digital por ser el más práctico y seguro en la actualidad. Algún ejemplo recae en la validación de contratos laborales y de facturas de proveedores. También en las aprobaciones de gastos.

En definitiva, se trata de una forma capaz de sustituir el proceso manual de firma o validación, ideal para condiciones de trabajo en remoto, pero también para el entorno habitual de oficina, evitando la pérdida de tiempo propia de los desplazamientos y las esperas. Un método que llega a reducir notablemente los trámites presenciales y que favorece la confianza en los procesos, por la total seguridad que ofrece la firma de documentos digitales por su validez legal.

Diferentes opciones con niveles escalables de seguridad Concretamente, Infocopy aconseja diferentes procesos, todos ellos creados desde Kyocera, compañía que ofrece soluciones inteligentes para ofrecer valor a las empresas. Todas las metodologías cumplen el objetivo de plasmar qué se ha validado, por quién y cuándo, pero varían en el método utilizado, el tipo de registro y la complejidad de su validación.

- Estampación de sello Se trata del método más visual porque las justificaciones se muestran en el propio documento en formato de sello, e incluyen el nombre del usuario, la fecha y el título de la acción efectuada. También permiten incluir información personalizada.

- Firma con certificado electrónico También llamado certificado digital, permite vincular unos datos de verificación de firma a un firmante. De este modo, se corrobora la identidad por un prestador cualificado de servicios de confianza, cumpliendo los requisitos establecidos en el anexo I del Reglamento (UE) 910/2014.

- Firma biométrica Metodología realmente parecida al proceso manual de firma sobre papel, la digitalización se efectúa mediante dispositivos preparados para captar la presión del lápiz, la velocidad de escritura y también la aceleración. De este modo se garantiza la integridad total de cualquier documento.

- Firma OTP Especialmente utilizada para ordenar transferencias bancarias, la firma One-Time Password se basa en una contraseña personal y un código de un único uso con validez circunstancial.

- Sellado de tiempo Las Autoridades de Sellado de Tiempo (TSA) actúan como terceros de confianza al estar acreditados y auditados, demostrando así que unos datos han existido y no han sido alterados desde un momento concreto en el tiempo.

- Tercero de confianza Se conoce así a la institución del ámbito digital que media entre distintas partes con todas las garantías durante el proceso y custodia de copia de los contratos electrónicos. Método especialmente utilizado para la firma de documentación con personal de clientes o distribuidores, también resulta muy funcional a raíz del trabajo híbrido o ante contratos con futuros trabajadores.