Integrar la gestión documental dentro de la aplicación ha sido uno de los principales logros del proyecto. Dicha integración facilita el trabajo en el día a día, principalmente ante posibles reclamaciones o consultas de documentos para verificar los pa

Madrid, 10 de octubre de 2011. DATISA, compañía española especializada en el desarrollo y comercialización de software ERP, presenta el proyecto tecnológico llevado a cabo en la compañía de transporte gaditana, Transportes Vega, dotando a esta organización de una solución global e integrada para el control de todos sus procesos contables, de tesorería, inmovilizados y de presupuestación, al igual que la gestión de sus tareas comerciales.

Gestión a toda velocidad

Fundada en el año 1977 por D. José Vega Vega, Transportes Vega, S.L. es una compañía familiar, nacida al amparo del crecimiento industrial experimentado por la comarca del Campo de Gibraltar en la década de los´70, y especialmente a la construcción de la Refinería Campo de Gibraltar, propiedad de CEPSA. No en vano, la compañía cuenta con esta multinacional como uno de sus principales clientes.

Actualmente la compañía se encuentra ubicada en el Polígono Industrial Guadarranque, en San Roque, Cádiz, donde cuenta con unas instalaciones de 1.160 m2 sobre una parcela de 5.000 m2. La organización, compuesta por una plantilla de 20 personas, ha diversificado su negocio como operador de transporte por carretera para intervenir así mismo, en la cadena logística intermodal, a través de los servicios de transporte que presta para diversos operadores de isotanques del sector, principalmente en la carga/descarga de productos químicos.

Implantación progresiva

Hasta la implantación de las soluciones de DATISA, Transportes Vega, S.L. trabajaba con una aplicación de contabilidad y otra específica de su sector. Sin embargo, los responsables de administración de la compañía detectaron distintas áreas de mejora, principalmente en aspectos relacionados con el control adecuado de la estructura financiera de la empresa y con la evaluación y seguimiento de los presupuestos. C

omo explica Daniel Paradas, adjunto a la gerencia “comenzamos a buscar una aplicación que permitiera integrar, no sólo la contabilidad, sino el control presupuestario, la tesorería y la gestión comercial en una misma solución. Lo que pretendíamos era facilitar el acceso a la información y el tratamiento de la misma, ya que hasta entonces debíamos exportar los datos a otras plataformas para poder realizar los análisis necesarios”.

Tras evaluar la propuesta de varios proveedores de software, los responsables de Transportes Vega, S.L. se decantaron por DATISA “porque nos pareció una aplicación intuitiva a pesar de la complejidad que entraña cualquier ERP, accesible, incluso sin tener amplios conocimientos del programa y completa, pues la versión estándar ya incluía funcionalidades avanzadas para desarrollar tareas complejas de tesorería y presupuestación”, comenta Daniel Paradas.

El proceso de implantación se inició en el año 2011 y se llevó a cabo de forma progresiva para conseguir que la plantilla se adaptara a la nueva forma de trabajar y a los nuevos requerimientos de cada aplicación, antes de adquirir el paquete completo.

El calendario que se diseñó incluía en primer lugar la instalación del módulo de contabilidad Speedy Coda. “Cuando entendimos que la aplicación estaba suficientemente parametrizada y que nuestro personal estaba suficientemente familiarizado con los nuevos métodos de trabajo y su traslado a nuestro sistema de gestión, adquirimos la aplicación de tesorería, Tesda 32 y la de inmovilizado, Inma 32 para avanzar en el área de control y previsión de la empresa”.

Por último, hace apenas unas semanas, Transportes Vega, S.L. adquirió el módulo de gestión comercial, actualmente en evaluación para comprobar si se precisa algún desarrollo ad-hoc para cubrir áreas que no se contemplan en la versión estándar.

Mejorar el control y facilitar el acceso a la información

Desarrollar presupuestos sobre la aplicación y hacer el seguimiento correspondiente sobre la misma, gracias a la posibilidad que ofrece para diseñar modelos determinados, así como la definición de informes utilizados para elegir el modo de presentar los presupuestos, son algunas de las principales ventajas obtenidas con las soluciones de DATISA, según comenta el responsable de la firma.

Una de las primeras demandas que la compañía hizo al módulo de contabilidad fue la vinculación de documentos desde cualquier parte de la aplicación (estado de factura, asientos contables o el propio presupuesto). “Esto agiliza la gestión y facilita el acceso a la información sin depender del archivo físico y del papel que tiende a desaparecer”.

Integrar la gestión documental dentro de la aplicación ha sido uno de los principales avances de la solución ya que facilita el día a día, principalmente ante posibles reclamaciones o consultas de documentos para verificar los pagos, sin necesidad de acudir al archivo físico.

Optimización del tiempo, teniendo en cuenta distintas variantes, desde el acceso a la documentación gracias a la funcionalidad de vincular documentos a cualquier registro de DATISA, hasta la consulta de una simple previsión de pago en tiempo real, sin cálculos adicionales, son algunas de las mejoras obtenidas según los responsables de Transportes Vega, S.L.. “El control que se tiene de la gestión al facilitar el seguimiento diario de los gastos y la revisión de los presupuestos contra datos reales que se imputan en el día a día son, para mí, grandes ventajas”.